Versie: AL05.6/2.0/15 juli 2025
| Afdeling: Office management | Functie: Office manager | |
| Functiefamilie / schaal: | 240 – H / 250 – F / 306 – G / 410 – G | |
| Boven: | Directeur | |
| Neven: | n.v.t. | |
| Onder: | n.v.t. | |
| Vervanging door: | n.v.t. | |
| Vervangt: | n.v.t. | |
| Doel van de functie: | De Office Manager ondersteunt het management op het gebied van HR en kwaliteitszorg en verricht diverse taken met aspecten van organisatorische en administratieve aard. Daarnaast coördineert de Office manager de facilitaire zaken. De werkzaamheden zijn sterk uiteenlopend, maar gericht op het algemeen management. | |
| Taken: | Het uitvoeren c.q. coördineren van taken op het gebied van facilitaire zaken.Het notuleren (en uitwerken) van vergaderingen. Het regelen en voorbereiden van afspraken, vergaderingen e.d. Het begeleiden en uitvoeren van interne en externe audits (Ecovadis, FSC). Het up-to-date houden van het kwaliteitshandboek en bijbehorende formulieren. Afhandelen van leveranciersverklaringen. Ondersteunen van de HR afdeling met lopende cases. Het periodiek aanleveren van HR gerelateerde managementinformatie (stuur- en kengetallen, kostenontwikkeling etc.) t.b.v. het management. Het correct te woord staan van medewerkers inzake salaris- en personeelsadministratie gerelateerde vragen. Signaleren van onvolkomenheden en deze rapporteren aan de HR Manager. Het zorgdragen voor werving en selectie activiteiten in samenwerking met de lijn.Aanspreekpunt intern en extern inzake Arbobeleid, opleiding en training en primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het controleren van loonstroken en mutaties, alsmede het geven van een adequate terugkoppeling hierover aan de HR Manager en medewerkers. Het borgen en bewaken van een correcte en uniforme registratie van gegevens in het personeelsregistratiesysteem. Het tijdig en correct verwerken van in- en uitdiensttreding van medewerkers. Het tijdig en correct verwerken van ziek- en herstelmeldingen, alsmede communicatie momenten met zieke medewerkers in het systeem. Het tijdig en correct verwerken/controleren van overwerk- en andere declaraties. Het tijdig verwerken en controleren van vakantiedagen (verlofbriefjes) .Het completeren, digitaliseren en up-to-date houden van personeelsdossiers conform wet- en regelgeving. Het coördineren en registreren van de kleding en werkschoenen uitgifte. Werkt met deadlines en doet er alles aan om deze te behalen. | |
| Interne werkcontacten: | Directie, leidinggevenden en medewerkers van alle afdelingen. | |
| Externe werkcontacten: | Diverse instanties binnen en buiten de bedrijfstak, met dienstverlenende bedrijven en sollicitanten, alsook met deskundigen zijn gericht op een snelle en adequate informatie-uitwisseling. | |
| Specifieke vereisten en gevraagde competenties: | Minimaal MBO niveau 4, aangevuld met een secretaresse opleiding. Is zeer accuraat, nauwkeurig en integer. Kan goed, veelvuldig schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Is organisatorisch sterk. Kan werken onder hoge tijdsdruk.Is administratief zeer goed onderlegd. Ervaring met kwaliteitssystemen zoals Ecovadis en FSC. Heeft actuele kennis van arbeidsvoorwaarden en relevante wet- en regelgeving. Kan goed overweg met Microsoft Office. Is bekend met geautomatiseerde systemen voor de salarisadministratie. | |
| Afbreukrisico | Fouten, onachtzaamheden of incorrect optreden kan leiden tot irritatie bij de collega’s of de directie. Bij kledinguitgifte en facilitaire zaken kan dit leiden tot onnodig hoge kosten voor de organisatie. Tevens kunnen opdrachten vanuit de organisatie verkeerd geïnterpreteerd worden waardoor de opvolging niet naar wens zal verlopen. Onjuiste afstemming en communicatie met betrekking tot het personeelsbeleid kan leiden tot verkeerde beslissingen op de werkvloer en onbegrip bij de medewerkers. | |
| Overige info | De functie wordt overwegend zittend uitgevoerd. | |
