AL02.3 Stakeholdermanagement

Versie: AL02.3/2.0/15 juli 2025

DOEL

De relaties met de diverse stakeholders van de organisatie opbouwen, verbeteren en beheren;
De belangen van onze stakeholders begrijpen en erkennen;
Zoeken naar een evenwicht tussen de belangen van de stakeholders en het belang van de eigen organisatie.

Definitie stakeholder
Kolibri Labels verstaat onder een stakeholder een persoon of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) van, of zelf invloed kan uitoefenen op de organisatie. Stakeholders hebben ieder een eigen belang bij Kolibri Labels en haar activiteiten.

WERKWIJZE

Kolibri Labels voert één keer per jaar een stakeholdersanalyse uit. Hierbij wordt in kaart gebracht welke belangen de betreffende stakeholders bij Kolibri Labels hebben in relatie tot onze bedrijfsactiviteiten. De uitkomst van deze analyse wordt opgenomen in de jaarlijkse Managementbeoordeling.

Het resultaat van de stakeholderanalyse is vastgelegd in de Stakeholderanalysematrix (RF AL02.1 Stakeholderanalysematrix). Deze is opgebouwd uit de volgende items:

Stakeholders (stakeholdersgroep en stakeholder)
Invloed en eisen
Aard van de betrokkenheid
Mate van invloed (Significantiebepaling)
Wijze van communicatie met stakeholders
Relatie met wet- en regelgeving en doelen

2.1. Stakeholders
In dit gedeelte staan de geïdentificeerde stakeholders (interne organisatie, klanten, leveranciers, eindgebruiker), de locatie waar deze zich bevindt en de organisatienaam benoemd.

2.2. Invloed en eisen
Per stakeholder is vastgelegd welke invloed deze heeft op de volgende aspecten binnen Kolibri Labels:

Beleid en bestuur van de organisatie: “goed bestuur”
Mensenrechten
Arbeidsomstandigheden
De gevolgen voor het milieu
Ethische overwegingen
Consumentenbelangen
Maatschappelijke betrokkenheid en ontwikkeling (stagiaires, afvalscheiding)

2.3. Aard van de betrokkenheid van de stakeholder
Kolibri Labels heeft per geïnventariseerde stakeholder de aard van de betrokkenheid ingedeeld op Hoog, Midden en Laag, afhankelijk van:

of de stakeholder deel uitmaakt van eigen organisatie
of de stakeholder direct belang heeft bij het economisch succes van Kolibri Labels
of de stakeholder direct belang heeft bij de dienst of een negatief effect van uitvoering ondervindt

2.4. Mate van invloed stakeholder (significantiebepaling)
Om te bepalen welke stakeholders van betekenis zijn voor Kolibri Labels wordt de mate van invloed bepaald met behulp van de onderstaande vragen. Ook hier is weer een indeling gemaakt op Hoog, Midden en Laag.

de macht die de stakeholder heeft tot het beïnvloeden van Kolibri Labels
de kans dat deze macht wordt aangewend

2.5. Wijze van communiceren met stakeholders
Op basis van de bepaling van betrokkenheid en de benoemde invloed stelt Kolibri Labels vast hoe er met de stakeholder wordt gecommuniceerd.

Hoog: stakeholder actief betrekken
Midden: stakeholder informeren
Laag: stakeholder niet betrekken

Afhankelijk van de uitkomst van de stakeholderanalyse stelt de directie per stakeholder de frequentie van communiceren en de vorm van communicatie vast. Daar waar de betrokkenheid en/of invloed Hoog is beoordeeld vindt er actieve communicatie plaats met de stakeholder. De frequentie waarin dit gebeurt is mede afhankelijk van de situatie, maar minimaal zoals aangegeven in het RF AL02.1 Stakeholderanalysematrix. Indien dit als Midden wordt beoordeeld wordt de stakeholder alleen geïnformeerd. Indien de beoordeling op Laag uitkomt vindt er in principe geen communicatie plaats.

2.6. Relaties met Wet- en regelgeving en doelstellingen
Hierin wordt per stakeholder de relatie gelegd met:
– relevante wet- en regelgeving, indien van toepassing
– de bedrijfsdoelstellingen